¿Qué es un vale?
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y almacenar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar el pago de un pasivo. Los gobiernos también pueden emitir cupones canjeables por diversos programas, como la elección de escuelas, vivienda o iniciativas de asistencia social.
Un vale también puede referirse a un documento, como un cupón o un boleto, que se puede canjear por algún bien o servicio. Esto es importante en la industria de la hospitalidad. Por ejemplo, las aerolíneas, los hoteles y los restaurantes pueden emitir vales que pueden canjearse por habitaciones, vuelos o tarifas.
Puntos clave
- Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de Cuentas por pagar de una empresa que contiene documentos de respaldo para una factura.
- Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo de las cuentas por pagar, que son las facturas adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.
- Los documentos en un comprobante pueden incluir la factura del proveedor, el monto adeudado, la fecha de vencimiento, las cuentas del libro mayor y los recibos de envío.
- Todos los montos de comprobantes pendientes adeudados se suman y la suma global se contabiliza como cuentas por pagar en el balance general.
- Los gobiernos y las empresas privadas también utilizan cupones, que luego se pueden canjear por diversos bienes o servicios.
Comprensión de los vales
Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son facturas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.
El comprobante es importante porque es un mecanismo de control contable interno que asegura que cada pago sea debidamente autorizado y que los bienes o servicios adquiridos sean efectivamente recibidos.
Las empresas tienen varias obligaciones financieras a corto plazo con los proveedores y vendedores durante un período contable. Una empresa puede necesitar comprar inventario o materias primas de proveedores utilizados en la producción de los bienes de la empresa. Los proveedores esencialmente otorgan una extensión de crédito a la empresa que permite realizar el pago en un futuro cercano, como 30, 60 o 90 días.
Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago a un proveedor o vendedor por una deuda pendiente. El comprobante y los documentos necesarios se ingresan en el registro de comprobantes.
Requisitos del vale
Algunos de los documentos de respaldo en un comprobante pueden incluir:
- Factura del proveedor
- Nombre del vendedor o proveedor a pagar
- Condiciones de pago como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y cualquier descuento otorgado por el proveedor por el pago anticipado de la factura
- La orden de compra de la empresa.
- Recibo que acredite que la mercancía ha sido recibida por la empresa del proveedor
- Las cuentas del libro mayor que se utilizarán con fines contables.
- Firmas de los representantes autorizados de la empresa para la compra y el pago
- Comprobante de pago y fecha de pago de la factura al proveedor
Los cupones a menudo contienen fechas de vencimiento, así como varios términos, condiciones y restricciones. Asegúrate de entenderlos para canjearlos con éxito.
Consideraciones Especiales
El monto total de todos los comprobantes que tienen saldos pendientes se registran como cuentas por pagar en el balance general. Una vez que se ha pagado el comprobante, el comprobante de pago se incluye en el comprobante y se registra como un comprobante pagado.
Los comprobantes de la empresa sirven como una fuente clave de evidencia cuando se realiza una auditoría. Un auditor realiza una serie de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de incorrección material. Los comprobantes documentan que los bienes comprados realmente se han recibido, lo que respalda la afirmación del auditor de que los bienes y servicios en el balance realmente existen.
Los comprobantes también justifican los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documentan las cuentas del libro mayor utilizadas para registrar la transacción.
El uso de un sistema de cupones también reduce el riesgo de que los empleados colaboren para robar activos de la empresa. Las empresas utilizan la segregación de funciones para evitar el robo de empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que las tareas están siendo realizadas por varias personas y crea un registro en papel para que un revisor pueda confirmar que las tareas se han separado adecuadamente.
ejemplo de bien
Un restaurante local pide carne y pescado cada pocos días a sus vendedores. El gerente del restaurante completa una orden de compra de 30 libras de carne y el propietario firma la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío es lo que se ordenó. El restaurante completa un recibo de envío para documentar el proceso y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.
El cupón, que es una portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo de envío y la factura. El monto de la compra se agrega y se contabiliza en cuentas por pagar en el balance general hasta que se pague. El propietario revisa toda la información del bono antes de firmar un cheque.
El comprobante también incluye las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción. Por ejemplo, el restaurante puede debitar la cuenta de inventario de carne y acreditar la cuenta del cajero para registrar el pago. El recibo de pago y la fecha se registran para demostrar que el comprobante ha sido pagado. Las cuentas por pagar reflejarán el saldo inferior debido al pago de facturas, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.
¿Por qué es importante un bono?
La importancia de un comprobante es que es un mecanismo de control contable interno que asegura que cada pago sea debidamente autorizado y que el artículo comprado sea efectivamente recibido.
¿Cómo son útiles los cupones?
Los comprobantes son esenciales cuando se realiza una auditoría. Sirven como una fuente clave de evidencia ya que documentan que los bienes y servicios registrados en el balance realmente existen. También confirman los pagos en efectivo de la empresa a terceros, como proveedores. Además, los cupones también sirven como una herramienta de control y equilibrio y reducen el riesgo de robo por parte de los empleados.
¿Qué está incluido en un bono?
Un comprobante generalmente incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago realizado por una deuda pendiente. Algunos de los documentos comunes son la factura del proveedor, el nombre del proveedor, las condiciones de pago, como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y los descuentos por pago anticipado de la factura, la orden de compra de la empresa, el recibo de los bienes recibidos, las cuentas del libro mayor, las firmas de los representantes autorizados. , comprobante de pago de la factura y fecha de pago.
¿Qué es un vale de vivienda de la sección 8?
El programa de vales de elección de vivienda, también conocido como vivienda de la Sección 8, es un programa federal que ayuda a las familias discapacitadas o de bajos ingresos a obtener viviendas privadas asequibles. Los hogares elegibles pueden usar sus vales para cualquier tipo de vivienda y no se limitan a proyectos de vivienda social o unidades de vivienda.
¿Qué es un bono escolar?
Un vale escolar otorga a las familias elegibles el derecho a elegir una escuela privada o chárter, utilizando una parte de los fondos estatales que de otro modo se asignarían a las escuelas públicas.
