¿Qué es una sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual (VDR), también conocida como sala de transacciones, es un depósito en línea seguro para almacenar y distribuir documentos. Por lo general, se usa durante el proceso de diligencia debida que precede a una fusión o adquisición para revisar, compartir y divulgar documentación corporativa.
Puntos clave
- Las salas de datos virtuales, o VDR, existen como una forma segura de almacenar documentos a los que varias personas necesitan acceder al mismo tiempo.
- Las empresas suelen utilizar VDR cuando se fusionan, trabajan en un proyecto u otra empresa conjunta que requiere acceso a datos compartidos.
- Los VDR se consideran más seguros que los documentos físicos, ya que no hay riesgo de pérdida en tránsito o destrucción accidental.
- Por lo general, las acciones como copiar, imprimir y reenviar están deshabilitadas en los VDR.
Comprensión de las salas de datos virtuales
Las salas de datos virtuales han reemplazado cada vez más a las salas de datos físicas que se usaban tradicionalmente para divulgar y compartir documentos. Con la globalización comercial y más control para reducir costos, las salas de datos virtuales son una alternativa atractiva a las salas de datos físicas. Las salas de datos virtuales son ampliamente accesibles, están disponibles al instante y son más seguras.
A medida que aumentan los problemas de seguridad y los incidentes de violación, los proveedores de VDR están desarrollando bases de datos más sofisticadas y confiables. Las ofertas públicas iniciales (IPO), las operaciones de auditoría y las asociaciones u otras empresas que necesitan trabajar juntas y compartir información utilizarán salas de datos virtuales.
Usos de las salas de datos virtuales
Los procedimientos de fusión y adquisición (M&A) son el uso más común de los VDR. Estos archivos brindan un lugar para la debida diligencia necesaria al finalizar el trato. Estas transacciones comerciales involucran grandes cantidades de documentos, muchos de los cuales son confidenciales y contienen información confidencial. El uso de un VDR es una forma segura y confiable para que todas las partes interesadas revisen e intercambien documentos durante las negociaciones.
Las empresas a menudo trabajan entre sí para producir y fabricar productos durante la construcción de un edificio y para ofrecer servicios. La formación y el mantenimiento de estas relaciones comerciales requieren contratos y la transmisión frecuente de datos. Las salas de datos virtuales permiten el archivo de estos contratos y hacen que los documentos necesarios para la continuación de las asociaciones comerciales estén fácilmente disponibles. Por ejemplo, los cambios realizados en los planos de una instalación por un ingeniero están disponibles instantáneamente para todos los contratistas involucrados en el proyecto.
La auditoría de las prácticas comerciales, el cumplimiento y las cuentas es una práctica común en todas las empresas. Este proceso suele ser un problema ya que los trabajadores tienen que interactuar con reguladores y reguladores externos. Además, muchas empresas hoy en día tienen oficinas en lugares remotos y en todo el mundo en varias zonas horarias.
El uso de una sala de datos virtual permite que abogados, contadores, reguladores internos y externos y otras partes interesadas tengan un punto de acceso centralizado. Proporcionar un sistema central reduce los errores y el tiempo. También proporciona transparencia en la comunicación. Dependiendo del tipo de auditoría, el nivel de acceso y autoridad varían.
Ofrecer una oferta pública inicial (OPI) es una tarea abrumadora que requiere una cantidad inconcebible de papeleo. Al igual que las auditorías, la transparencia es esencial. Las empresas necesitan crear, intercambiar, almacenar y administrar grandes volúmenes de documentos. Debido a la naturaleza de la transacción, la mayoría de los usuarios tendrán acceso limitado, como «solo lectura». La capacidad de copiar, reenviar o imprimir puede estar prohibida.
Alternativa a un VDR
Si bien las salas de datos virtuales ofrecen muchos beneficios, no son adecuadas para todas las industrias. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden optar por continuar usando cuartos de datos físicos para intercambios de información altamente confidencial. El daño de los posibles ataques cibernéticos y las filtraciones de datos supera los beneficios que ofrecen las salas de datos virtuales. Los resultados de tales eventos podrían ser catastróficos si las partes amenazantes obtienen acceso a información clasificada. En tales casos, no se considerará el uso de un VDR.
