¿Qué es el reembolso?
El reembolso es una compensación pagada por una organización por gastos de bolsillo incurridos o sobrepagos realizados por un empleado, cliente u otra parte. El reembolso de gastos comerciales, costos de seguros e impuestos pagados en exceso son ejemplos comunes. Sin embargo, a diferencia de la compensación típica, el reembolso no está sujeto a impuestos.
Puntos clave
- Reembolso es dinero pagado a un empleado o cliente, oa un tercero, como reembolso de gastos comerciales, seguros, impuestos u otros costos.
- Los reembolsos por gastos comerciales incluyen gastos de bolsillo, como viajes y alimentos.
- Los viáticos son tarifas diarias pagadas a los empleados como reembolso por viajes de negocios.
- Los reembolsos de impuestos son una forma de reembolso del gobierno a los contribuyentes.
- Las organizaciones tienen un interés personal en garantizar que los reembolsos solo se realicen por motivos legítimos.
Comprender el reembolso
El reembolso se asocia más comúnmente con los gastos comerciales. Muchas empresas tienen políticas que describen cuándo reembolsarán a los empleados los gastos de bolsillo. Por lo general, estos gastos están relacionados con viajes y pueden incluir costos asociados con hoteles, comidas, transporte terrestre y pasajes aéreos (reembolso de viajes).
Las empresas también pueden reembolsar a los empleados otros tipos de gastos, como el reembolso de matrícula para cursos universitarios o cursos de educación continua.
Las personas que trabajan por cuenta propia a menudo también pueden reembolsarse los gastos relacionados con el negocio, y estos también pueden ser deducibles de impuestos con el IRS.
Tipos de reembolso
Seguro
Además de los gastos comerciales, el reembolso también se utiliza en la industria de seguros. Cuando el titular de una póliza de seguro de salud necesita atención médica urgente, es poco probable que tenga tiempo de comunicarse con la aseguradora para determinar hasta qué punto la póliza cubre los gastos. Es posible que deba pagar medicamentos, servicios médicos o gastos relacionados de su bolsillo.
Alternativamente, la póliza de seguro puede requerir que usted mismo cubra ciertos gastos antes de reclamar el reembolso. Esto es común en el caso del reembolso por aptitud física. Una aseguradora puede reembolsar hasta una cierta cantidad cada año si el titular de la póliza paga y participa activamente en un programa de acondicionamiento físico en un centro de acondicionamiento físico calificado. En ambos casos, la parte que pagó los gastos de su bolsillo puede solicitar a la compañía de seguros el reembolso de los gastos incurridos cubiertos por la póliza de seguro.
Impuestos
El reembolso también es común con los impuestos pagados a los gobiernos estatales y federales. La mayoría de los contribuyentes retuvieron impuestos federales cada período de pago a través de deducciones de nómina, que no representan los créditos a los que un contribuyente puede tener derecho debido a otros impuestos pagados o gastos incurridos. Los contratistas pagan impuestos en pagos trimestrales estimados.Los reembolsos de impuestos proporcionados al contribuyente por el gobierno son una forma de reembolso, ya que el dinero devuelto al contribuyente se debe a un sobrepago anterior.
Legal
Un tipo de pago llamado pago de pensión alimenticia se aplica a la industria legal. Un juez ordena el pago de pensión alimenticia y es un pago realizado a un ex cónyuge como reembolso por el tiempo y el dinero invertidos en las perspectivas financieras y el crecimiento del cónyuge. Una persona en un acuerdo de divorcio que trabajó a tiempo completo para mantener a su cónyuge durante la universidad puede ser elegible para reembolsos de pensión alimenticia si su cónyuge se graduó y ahora gana ingresos.
Requisitos de reembolso
En los Estados Unidos, las empresas suelen utilizar las tarifas diarias creadas por la Administración de Servicios Generales (GSA). La GSA recopila tasas de reembolso para varias ciudades y estados. La empresa también puede optar por utilizar su propia metodología para establecer las tarifas diarias tomando como base la tarifa diaria de GSA y ajustándola para tener en cuenta factores específicos de la empresa.
Por ejemplo, una empresa puede querer establecer una tasa de reembolso más alta para los ejecutivos o vendedores que entretienen a los clientes. Las empresas también pueden optar por proporcionar a los empleados una tarifa diaria fija.
Consideraciones Especiales
Las organizaciones, ya sean empresas, aseguradoras o gobiernos, tienen interés en garantizar que los reembolsos solo se realicen por motivos legítimos. Los empleados, asegurados y contribuyentes pueden reclamar un gasto que nunca ocurrió o inflar el valor de un gasto. Esto requiere que la organización de reembolso desarrolle procesos de control interno en un esfuerzo por detectar reclamos de reembolso fraudulentos.
Otra situación en la que una empresa podría encontrarse reembolsando un gasto fraudulento se da en el sector bancario. Por ejemplo, si el titular de una cuenta es víctima de un robo de identidad o una violación de datos. En este caso, el banco llevará a cabo una investigación para asegurarse de que la cuenta se ha visto comprometida antes de reembolsar al cliente los fondos retirados de la cuenta de débito o crédito del titular de la cuenta.
Ejemplo de gastos reembolsados
Supongamos que es un representante de ventas que visita una conferencia de la industria para comprender mejor el estado del arte de la industria, asistir a seminarios educativos y una red profesional. Como resultado de este viaje aprobado, usted gasta $300 de su propio dinero en una habitación de hotel, $250 en transporte y $100 en comida. Al regresar de su viaje, presenta un informe oficial de gastos con la compañía que menciona cada uno de estos tres elementos y lo presenta por $ 650 en gastos reembolsados. Esta suma aparece junto con su próximo salario en su cuenta bancaria mediante depósito directo.
Preguntas frecuentes sobre reembolsos
¿Cuánto me deben reembolsar por kilometraje?
Dependiendo de su acuerdo con la empresa, su empleador puede reembolsar hasta el costo total del kilometraje para viajes de negocios calificados. El IRS también tiene una asignación de millaje definida para referirse a la deducibilidad de los gastos que los propietarios de automóviles acumulan al operar un vehículo personal con fines comerciales, médicos, caritativos o de mudanza. Para 2021, el IRS sugiere deducir $0.56 por milla para uso comercial, $0.14 para uso benéfico y $0.16 para ciertos usos médicos y de mudanza (para 2020 es $0.575, $0.14 y $0.17).
¿Cómo obtengo un reembolso de Medicaid?
Cada estado administra Medicaid de manera diferente. Algunos estados reembolsarán a los pacientes los gastos médicos de bolsillo. Si es así, se debe proporcionar la información de Medicaid a su médico. No todos los proveedores de atención médica aceptan Medicaid.
¿Cómo me reembolsa mi HSA?
Si incurre en un gasto cubierto por su Cuenta de salud (HSA), puede reembolsarse el gasto mediante transferencia electrónica o girando usted mismo un cheque contra su Cuenta HSA. También puede retirar dinero de un cajero automático con una tarjeta de débito vinculada a una HSA.
¿Cómo puedo ser reembolsado por Medicare?
Los gastos de bolsillo de Medicare generalmente se reembolsan al presentar un reclamo. Puede pedirle a su médico que haga la solicitud, o puede hacerlo usted mismo. Luego, Medicare reembolsa las facturas médicas directamente al proveedor de servicios.
