¿Qué es un recibo?
Un recibo es un reconocimiento escrito de que algo de valor ha sido transferido de una parte a otra. Además de los recibos que los consumidores suelen recibir de los vendedores y proveedores de servicios, también se emiten recibos en transacciones de empresa a empresa y transacciones de acciones.
Por ejemplo, el tenedor de un contrato de futuros suele recibir un instrumento de entrega, que sirve como recibo, ya que puede intercambiarse por el activo subyacente cuando vence el contrato de futuros.
Puntos clave
- Los recibos son un documento oficial que representa la prueba de una transacción financiera o compra.
- Los recibos se emiten en transacciones de empresa a empresa y transacciones bursátiles.
- También se necesitan recibos a efectos fiscales como prueba de ciertos gastos.
Explicación de recibos
Además de mostrar la propiedad, los recibos son importantes por otras razones. Por ejemplo, muchos minoristas insisten en que un cliente debe mostrar un recibo para cambiar o devolver artículos, mientras que otros requieren que se presente un recibo, generalmente emitido dentro de un período de tiempo determinado, para fines de garantía del producto. Los recibos también pueden ser importantes para los impuestos porque el IRS requiere documentación de ciertos gastos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) sugiere lo siguiente tipos de recibos si se genera, ser retenido por pequeñas empresas:
- Recibos brutos, como cintas de cajas registradoras, información de depósitos (ventas en efectivo y a crédito), registros de recibos, facturas, formularios 1099-MISC
- Ingresos por compras y materias primas (debe mostrar el monto pagado y confirmar que se trataba de compras comerciales necesarias; los documentos pueden incluir cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, la cantidad y el comprobante de pago/transferencias electrónicas de fondos).
- Recibos en cinta de caja registradora
- Recibos y extractos de tarjetas de crédito
- Facturas
- Pequeños cupones de efectivo para pequeños pagos en efectivo
Se cree que la práctica de retener recibos con fines fiscales se originó en el antiguo Egipto. Los agricultores y comerciantes han buscado formas de documentar las transacciones para evitar la explotación fiscal. Se utilizó papiro en lugar de papel. En tiempos más modernos, los bancos de Londres utilizaron las imprentas de la Revolución Industrial para imprimir recibos con sus propias marcas.
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La impresión térmica es la forma más utilizada de impresión física de recibos porque es económica y fácil de usar. Hoy, sin embargo, los recibos en papel están dando paso cada vez más a los recibos electrónicos en forma de correos electrónicos u otros registros digitales.
Requisitos del IRS para recibos digitales
Los recibos digitales se están convirtiendo en la norma. Desde 1997, el IRS ha aceptado recibos escaneados y digitales como registros válidos a efectos fiscales. Ingreso Procedimiento 97-22 establece que los recibos digitales deben ser precisos, fáciles de memorizar, almacenar, recuperar y reproducir. El propietario de la empresa debe poder proporcionar una copia al IRS.
Los registros digitales no se desgastan como los recibos físicos, pero pueden perderse si falla un disco duro. Por lo tanto, es recomendable almacenarlos en la nube o en un lugar donde siempre pueda acceder a ellos.
Los recibos en papel se pueden archivar digitalmente mediante escáneres de escritorio y aplicaciones para teléfonos móviles. Este tipo de tecnología puede organizar, crear informes de gastos e integrar datos con software de contabilidad.
Para fines de auditoría fiscal, no toda la documentación es válida. El IRS acepta documentación miscelánea siempre que detalle la cantidad, el lugar, la fecha y el tipo de gasto.
