¿Qué son las tasas administrativas?
Los gastos administrativos son gastos incurridos por una organización que no están directamente relacionados con una función principal específica, como la fabricación, la fabricación o las ventas. Estos gastos generales están relacionados con la organización en su conjunto, a diferencia de los departamentos o unidades de negocio individuales.
Puntos clave
- Los gastos administrativos son costos incurridos para respaldar el funcionamiento de una empresa, pero que no están directamente relacionados con la producción de un producto o servicio específico.
- Siempre se incurrirá en algún nivel de gastos administrativos como parte necesaria de las operaciones.
- Los gastos administrativos a menudo se encuentran entre los primeros identificados para los recortes presupuestarios porque no afectan directamente las funciones comerciales principales de una empresa.
- La gerencia puede asignar gastos administrativos a sus unidades de negocio en función de un porcentaje de ingresos, gastos u otra medida.
Comprender los gastos administrativos
Los gastos administrativos pueden incluir salarios de la alta gerencia y costos asociados con servicios generales o suministros; por ejemplo, legal, contabilidad, trabajo de oficina y tecnología de la información. Estos costos tienden a no estar directamente relacionados con la producción de bienes o servicios de una empresa y generalmente se excluyen de los márgenes brutos.
Las empresas incurren en gastos administrativos para realizar operaciones básicas (por ejemplo, administrar la nómina o los servicios de atención médica), aumentar la supervisión y la eficiencia y/o cumplir con las leyes y reglamentos. En el estado de resultados, los gastos administrativos aparecen debajo del costo de los bienes vendidos (COGS) y se pueden mostrar como un agregado con otros gastos, como los gastos generales o de venta.
Algunos gastos administrativos son de naturaleza fija, ya que se incurren como parte de la fundación de las operaciones comerciales. Estos gastos existirían independientemente del nivel de producción o ventas que se produzcan. Otros gastos administrativos son semivariables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Más allá de ese punto, puede tomar medidas para reducir su factura de electricidad.
Debido a que una empresa puede eliminar los gastos administrativos sin afectar directamente el producto que vende o fabrica, estos costos suelen estar al frente de los recortes presupuestarios. La gerencia está muy motivada para mantener los gastos administrativos bajos en relación con otros costos, ya que esto permite que una empresa use el apalancamiento de manera más efectiva. La relación entre ventas y gastos administrativos ayuda a las empresas a medir cuántos ingresos por ventas se asignan para cubrir los costos administrativos.
Las empresas pueden deducir de su declaración de impuestos los gastos administrativos razonables, ordinarios y necesarios para el funcionamiento del negocio. Dichos gastos se incurrirán en el curso ordinario de los negocios y se deducirán en el año en que se incurran.
Otros tipos de gastos administrativos
Los salarios y asignaciones de ciertos empleados, como el personal de contabilidad y TI, se consideran gastos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios de los ejecutivos se consideran gastos administrativos. Los arrendamientos de bienes inmuebles, los seguros, las suscripciones, los servicios públicos y los suministros de oficina se pueden clasificar como gastos generales o gastos administrativos.
Dependiendo del activo que se deprecie, los gastos de depreciación se pueden clasificar como gastos generales, administrativos o de venta (comercialización). Las organizaciones pueden optar por incluir también los honorarios legales y de consultoría como gastos administrativos. Sin embargo, los costos de investigación y desarrollo (I+D) no se consideran gastos administrativos.
Para obtener una imagen completa de los costos asociados con el funcionamiento de ciertas unidades comerciales, una empresa puede asignar gastos administrativos a cada uno de sus departamentos en función de un porcentaje de ingresos, gastos, pies cuadrados u otras medidas. Internamente, esto permite que la gerencia tome decisiones sobre la expansión o reducción de unidades comerciales individuales.
Ejemplo de gastos administrativos
Por ejemplo, si la empresa XYZ gasta $4000 al mes en electricidad y lo registra como un gasto administrativo, podría asignar el costo en función de los pies cuadrados ocupados por cada departamento individual. Asumir:
- La planta de fabricación es de 2,000 pies cuadrados
- La planta de fabricación es de 1,500 pies cuadrados
- La oficina de contabilidad es de 750 pies cuadrados.
- La oficina de ventas tiene 750 pies cuadrados.
La empresa ocupa 5.000 pies cuadrados. Su factura de electricidad podría desglosarse de la siguiente manera:
- Producción: $1600 o (2000/5000) x $4000
- Producción: $1200 o (1500/5000) x $4000
- Contabilidad: $600 o (750/5000) x $4000
- Ventas: $600 o (750/5000) x $4000
