¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente detalla los términos del trato y brinda información sobre los métodos de pago disponibles.
Los tipos de factura pueden incluir un recibo en papel, una factura de venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea.
Puntos clave
- Una factura es un documento que registra una transacción entre un comprador y un vendedor, como un recibo en papel de una tienda o un registro en línea de un minorista electrónico.
- Las facturas son un elemento crítico de los controles y auditorías internas contables.
- Los cargos anotados en una factura deben ser aprobados por el personal de administración responsable.
- Las facturas generalmente describen los términos de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y cualquier otro término indicado durante la transacción.
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Factura
Los fundamentos de una factura
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la factura. Por lo general, tiene un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que se produzca un error de facturación.
Los términos de pago pueden indicarse en la factura, así como información sobre descuentos, detalles de prepago o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el costo unitario de un artículo, el total de unidades compradas, el flete asociado, el manejo, el envío y los cargos por impuestos, y describe el monto total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura para todas las transacciones pendientes. En este caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los libros de contabilidad electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones particulares o fechas específicas.
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes del envío o la entrega de los bienes. La factura normalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los gastos de envío. Las facturas pro forma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente con fines aduaneros en las importaciones.
Una factura proforma es un acuerdo vinculante, aunque los términos de venta están sujetos a cambios.
La importancia de la fecha de la factura
La fecha de la factura representa la hora y la fecha en que se facturaron los bienes y se registró oficialmente la transacción. Por lo tanto, la fecha de la factura tiene información esencial con respecto al pago, ya que dicta la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente importante para las entidades que ofrecen crédito, como net 30. La fecha de vencimiento efectiva de la factura suele ser 30 días después de la fecha de la factura. Del mismo modo, las empresas ofrecen a los clientes la opción de devolver artículos que normalmente tienen una fecha límite basada en una cierta cantidad de días desde el comprobante de compra, como se indica en la factura.
facturación electrónica
Desde el advenimiento de la era de la información, a las personas y empresas les ha resultado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa a los documentos en papel. La facturación electrónica, o e-invoicing, es una forma de facturación electrónica para generar, almacenar y rastrear documentos relacionados con transacciones entre partes y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos.
Estos documentos electrónicos pueden incluir facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, términos e instrucciones de pago y boletas de pago. Las facturas digitales generalmente se envían por correo electrónico, página web o aplicación. Los beneficios incluyen lo siguiente:
- Permanencia y resistencia al daño físico
- Facilidad de búsqueda y clasificación por nombres, términos o fechas específicos
- Mayor verificabilidad
- La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda
- La capacidad de recopilar datos e inteligencia comercial.
- Reducción del consumo de papel
La facturación electrónica incluye varias tecnologías y opciones de entrada y se usa como un término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para el pago. Se han desarrollado varios estándares de facturación electrónica, como EDIFACT y UBL, en todo el mundo para facilitar su adopción y eficiencia.
Facturas y cuentas por pagar
Las facturas rastrean la venta de un producto con fines de control de inventario, contabilidad e impuestos, lo que ayuda a rastrear las facturas por pagar y obligaciones similares adeudadas. Muchas empresas envían el producto y esperan el pago en una fecha posterior, por lo que el monto total adeudado se convierte en una factura a pagar por el comprador y una factura a recibir por el vendedor.
Las facturas modernas se transmiten electrónicamente en lugar de en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura representa la presencia de crédito, ya que el vendedor ha enviado un producto o prestado un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Las facturas son diferentes de las órdenes de compra, que se crean antes de que un cliente solicite un bien o servicio.
Facturas y controles internos
Las facturas son un elemento crítico de los controles internos contables. Los débitos en facturas deben ser aprobados por el personal de gestión responsable. Alternativamente, una factura se compara con una orden de compra y, después de conciliar la información, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una empresa de contabilidad se asegura de que las facturas se ingresen en el período contable apropiado durante la prueba de reducción de costos.
