¿Qué es el alcance?
El alcance se refiere a los objetivos y requisitos combinados necesarios para completar un proyecto. El término se usa a menudo en la gestión de proyectos y en la consultoría. Definir correctamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para completar el proyecto. Esto es lo que hace que la gestión del alcance sea una parte tan importante de un negocio: le ahorra tiempo y dinero. En general, hay dos tipos diferentes de alcance en la gestión de proyectos. Estos son el alcance del proyecto y el producto.
Puntos clave
- El alcance describe el tiempo y el costo de un proyecto empresarial.
- El término se utiliza generalmente en la gestión de proyectos.
- El alcance del proyecto abarca todo el trabajo requerido para el proyecto, mientras que el alcance del producto se enfoca solo en el resultado final.
- El avance del alcance se produce cuando los cambios incontrolables amplían los plazos del proyecto y requieren una gestión eficaz del proyecto.
- Definir correctamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para completar el proyecto.
Comprensión del alcance
Alcance es un término utilizado en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos implica programar y organizar los recursos de una empresa para completar una actividad, evento o acción específica, y generalmente es un evento único. El alcance describe los procesos y recursos necesarios para completar un proyecto o producir un producto. Al identificar y reconocer diferentes variables de un proyecto a través de la gestión del alcance, las empresas pueden ahorrar dinero.
Definir correctamente el alcance de un proyecto permite a los gerentes estimar los costos y el tiempo requerido para completar el proyecto.
Como se mencionó anteriormente, hay dos tipos de alcance: alcance del producto y alcance del proyecto. El alcance del producto es una forma de identificar las funciones de un producto o servicio, mientras que el alcance del proyecto destaca todo lo que se requiere para entregar ese producto o servicio. En resumen, el alcance del producto representa los requisitos funcionales, mientras que el alcance del proyecto es la parte práctica de la gestión del proyecto.
Un entregable puede incluir cualquier objetivo o hito dentro de un proyecto, como la creación de productos, servicios o procesos. Además, puede consistir en cambios escalonados e incrementales en el plan del proyecto que se utiliza para gobernar o evaluar el ritmo del progreso del proyecto.
Alcance del producto frente al alcance del proyecto
Definición del producto
El alcance del producto identifica las características y funciones de un producto o servicio. Estas características incluyen características físicas tales como dimensiones y materiales, así como especificaciones funcionales. Las consideraciones funcionales incluyen para qué está diseñado el producto y su propósito o uso final.
El alcance del producto se centra en el resultado o la oferta real. Este es el producto o servicio final. El alcance del producto también puede referirse a un servicio u otro elemento para uso del cliente. El alcance del producto a menudo considera cómo evaluar si el objeto está en camino de completarse y si cumple con el resultado previsto.
Alcance del proyecto
En contraste, el alcance del proyecto abarca todo el trabajo requerido para entregar un producto o servicio. En resumen, el alcance del proyecto describe cómo se logrará la misión. Incluye la identificación y documentación de los objetivos del proyecto, entregables, actividades, miembros del proyecto, cronogramas e hitos. La documentación consta de la descripción del alcance, la declaración del trabajo y un desglose de la estructura del trabajo.
El alcance del proyecto también describe los límites del proyecto especificando lo que no está incluido en el alcance del plan. Puede incorporar información sobre el presupuesto del proyecto o los recursos disponibles. La información sobre la planificación del proyecto, así como la asignación de tareas, también puede incluirse dentro del alcance del proyecto. A menudo, se asignarán grupos de trabajo con una lista del personal interno o externo que participará en el proyecto.
Consideraciones Especiales
Los cambios incontrolables que amplían los plazos se conocen como aumento del alcance. Los plazos extendidos pueden cambiar los requisitos originales del alcance del proyecto. A medida que avanza el proyecto, se producen pequeños cambios en el plan original, lo que amplía el alcance más allá del presupuesto inicial y las limitaciones de tiempo. Pequeños cambios pueden conducir a cambios adicionales, lo que resulta en un efecto en cascada de consideraciones y requisitos adicionales.
La gestión eficaz de proyectos considera el aumento del alcance e incorpora estrategias para mitigarlo. Comprender la visión u objetivo principal, la planificación inicial adecuada, así como diseñar y adoptar enfoques para evitar el avance del alcance desde el principio son formas de prevenir el avance del alcance.
7-11%
Según el Project Management Institute, los costos combinados de administración de proyectos para todas las fases de un proyecto ascienden a entre el 7 y el 11 por ciento del costo de interés real del proyecto.
Ver el alcance de un proyecto
Los gerentes de proyecto usan una variedad de herramientas para planificar y comunicar el alcance de un proyecto. Dos herramientas populares para hacer esto son el diagrama de Gantt y la técnica de revisión de evaluación de programas (PERT).
El diagrama de Gantt es una representación gráfica de la programación de un proyecto. Es un gráfico de barras que muestra las fechas de inicio y finalización de diferentes elementos de un proyecto que incluyen recursos, hitos, tareas y dependencias. Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense, diseñó el diagrama de Gantt.
El gráfico de la técnica de revisión de evaluación de programas (PERT) es una representación visual de una serie de eventos que se espera que ocurran durante la vida útil de un proyecto. Un diagrama PERT permite a los gerentes evaluar el tiempo y los recursos necesarios para administrar un proyecto. Esta evaluación incluye la capacidad de realizar un seguimiento de los recursos necesarios durante cualquier etapa de producción a lo largo del proyecto.
Preguntas frecuentes sobre el alcance
¿Qué significa alcance?
En el mundo de los negocios, el alcance se refiere a los objetivos y requisitos combinados necesarios para completar un proyecto. Alcance es un término comúnmente utilizado por los gerentes de proyecto.
¿Cuál es un ejemplo de economías de alcance?
ABC Company quiere aumentar su línea de productos y remodela su edificio de fabricación para producir una variedad de dispositivos electrónicos, como computadoras portátiles, tabletas y teléfonos. A medida que el costo de operación del edificio de fabricación se distribuye entre una variedad de productos, el costo total promedio de fabricación disminuye. Los costos de fabricar cada dispositivo electrónico en otro edificio serían más altos que simplemente usar un solo edificio de fabricación para producir múltiples productos.
¿Cuál es la diferencia entre alcance y escala?
Las economías de alcance se centran en el costo total promedio de producir una variedad de bienes. Por el contrario, las economías de escala se centran en la ventaja de costes que se produce cuando existe un mayor nivel de producción para un solo bien.
¿Cuál es el propósito de un proyecto?
El alcance de un proyecto es un esquema detallado que abarca todo el trabajo requerido para entregar un producto o servicio. Esto incluye los objetivos del proyecto, los entregables, las actividades, los miembros del proyecto, los plazos y los hitos.
¿Cómo se escribe una declaración del alcance del proyecto?
Una declaración adecuada del alcance del proyecto debe incluir los siguientes elementos: una introducción que indique el propósito del proyecto, los resultados necesarios para completar el proyecto, una determinación de los hitos del proyecto, así como cualquier restricción o exclusión.
La línea de fondo
Para lanzar con éxito un nuevo proyecto o producto, es esencial tener una comprensión sólida del alcance del proyecto. Con su visión integral de las operaciones y los recursos de una empresa, el alcance es un concepto de suma importancia para los gerentes de proyecto y las empresas en su conjunto.
