¿Qué es una Oficina Virtual?
Una oficina virtual ofrece a las empresas una dirección física y servicios relacionados con la oficina sin los gastos generales de un largo contrato de arrendamiento y personal administrativo. Con una oficina virtual, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y seguir teniendo cosas como una dirección postal, servicios de contestador telefónico, salas de reuniones y videoconferencias.
Cómo funcionan las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales funcionan como una sola unidad para atender a los clientes, pero no existen en una ubicación fija. Este tipo de configuración es especialmente popular entre las nuevas empresas y las pequeñas empresas que buscan minimizar los gastos generales. La creación de software y servicios de productividad de oficina basados en la Web, como las videoconferencias, ha ayudado a impulsar el crecimiento de las oficinas virtuales.
Puntos clave
- Una oficina virtual es una empresa que opera como una unidad y tiene una dirección postal física, pero no existe en una ubicación específica.
- El desarrollo de herramientas como la videoconferencia y los servicios de mensajería ha llevado a un mayor uso de la oficina virtual.
- El costo de operar una oficina virtual es mucho más bajo que una oficina tradicional, razón por la cual este tipo de configuración es popular entre las pequeñas empresas y las nuevas empresas.
- Un arreglo de oficina virtual amplía las opciones de trabajo para los empleados y las opciones de contratación para las empresas.
- Si bien la oficina virtual suele ser una opción menos costosa para las empresas, algunos servicios, como la atención telefónica y las videoconferencias, pueden tener una accesibilidad limitada.
Una oficina virtual también puede conducir a una mayor productividad, ya que sus servicios liberan a los trabajadores de tareas administrativas y desplazamientos. Cada empleado puede trabajar desde la ubicación más conveniente y la empresa no solo contrata empleados que viven localmente.
A medida que más y más personas encuentran formas de trabajar de forma remota, los beneficios de una oficina virtual son evidentes de inmediato. Sin embargo, no todo es tan fácil como parece. Algunos pueden encontrar que la planificación del espacio de la oficina virtual no es diferente de los conflictos de programación inherentes a una oficina física que consumen mucho tiempo.
Ventajas y desventajas de una oficina virtual
El atractivo de una oficina virtual para los usuarios es doble. Primero, el costo mensual de una oficina virtual es mucho más bajo que el de una oficina tradicional. Después de todo, no tiene costos de mantenimiento y mantenimiento, ni necesita personal. Una oficina virtual también se puede asegurar a través de un contrato de arrendamiento mensual, por lo que hay una mayor flexibilidad si el negocio de un usuario cambia (sin esperar a que expire el contrato de arrendamiento o incurrir en el costo de un contrato de arrendamiento rescindido).
Los costos por usar una oficina virtual pueden oscilar entre menos de $40 y más de $200 por mes. Cuantos más servicios se agreguen, más caro será.
En segundo lugar, una oficina virtual puede proporcionar una dirección postal, un contestador automático y servicios de videoconferencia. Por lo tanto, una pequeña empresa puede parecer más grande de lo que es. También puede proporcionar una dirección física (o varias direcciones) para que los usuarios se reúnan con los clientes. A veces, la dirección puede dar un aura de prestigio a un usuario de oficina virtual, por ejemplo, si la dirección es un lugar o una calle conocida. Un servicio de contestador profesional puede tener el mismo efecto.
Algunos de los servicios que ofrece un arreglo de oficina virtual requieren una planificación previa para su uso. Por ejemplo, muchos paquetes incluyen el uso limitado de salas de conferencias o servicios limitados de teleconferencia y videoconferencia. Las oficinas virtuales también pueden tener acceso limitado por la noche y los fines de semana. Los usuarios pueden encontrar la falta de flexibilidad limitante e inconveniente. También existe la posibilidad de distracciones derivadas del trabajo desde casa y, por lo tanto, es posible que algunos trabajadores no sean tan productivos cuando operan en un entorno de oficina virtual.
