¿Qué es Imprest?
Un anticipo es una cuenta de efectivo en la que se basa una empresa para pagar pequeños gastos de rutina. Los fondos contenidos en los anticipos se reponen periódicamente, a fin de mantener un saldo fijo.
El término «anticipo» también puede referirse a un anticipo monetario otorgado a una persona para un propósito específico.
Puntos clave
- Anticipo se refiere a un tipo de cuenta de efectivo mantenida por una empresa que se usa para pagar pequeños gastos incidentales o de rutina.
- Se establece un saldo de cuenta fijo en la cuenta de anticipos y se reembolsa según sea necesario cuando se retira dinero para artículos tales como nómina, viajes o caja chica.
- Debido a su naturaleza fija pequeña y fácilmente controlable, el pago inicial desalienta los gastos no autorizados o costosos.
Cómo funciona Imprest
El tipo de anticipo más conocido es una cuenta de caja chica, que se utiliza para cubrir transacciones más pequeñas cuando no es práctico o inconveniente girar cheques. Estas cuentas mantienen una cierta cantidad de dinero en el sitio, que puede usarse para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Los fondos de efectivo pequeños generalmente son administrados por custodios que supervisan la cuenta y entregan efectivo a los empleados, quienes a su vez proporcionan recibos relacionados con las actividades.
Los anticipos también se pueden utilizar para cubrir la nómina de los empleados, los dividendos, los viajes de los empleados y las bonificaciones. Una vez que se han pagado estos cargos salientes, el fondo generalmente se reembolsa mediante el capital de la cuenta bancaria principal de la empresa.
Los anticipos desalientan el uso de gastos no autorizados porque los fondos están destinados a fines específicos. Como resultado, los promotores suelen pagar regularmente la misma cantidad de dinero, lo que idealmente lleva la cuenta a un saldo cercano a cero, antes de que se reponga automáticamente con la misma cantidad de dinero establecida. Este sistema facilita el seguimiento de los gastos, el informe de discrepancias y, en última instancia, la detección de fraudes.
El sistema de avance
El sistema de pago anticipado incluye las siguientes etapas:
- Se constituye un fondo de caja chica, con una determinada cantidad de efectivo. Esto se registra en el libro mayor de la empresa.
- Cualquier gasto incurrido a través del fondo de efectivo debe documentarse con recibos.
- El fondo se repone regularmente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo.
- El fondo es monitoreado de cerca por cualquier discrepancia entre la liquidez esperada (basada en la documentación) y la liquidez real. Si hay discrepancias, se investigan.
El futuro de los avances
A medida que las empresas confían cada vez más en las transacciones electrónicas, el sistema de pago por adelantado está cayendo en desuso. A menudo es más fácil usar una tarjeta de crédito corporativa que un adelanto, porque la primera ofrece documentación electrónica de las transacciones y no implica la necesidad de reponer los fondos salientes.
¿Para qué se utiliza una cuenta de anticipos?
Las empresas mantienen efectivo disponible como anticipo para pagar gastos imprevistos, como suministros de oficina, pequeños reembolsos u otros gastos menores. Al igual que la caja chica, el anticipo no debe utilizarse para gastos materiales como servicios públicos o la compra de bienes para el negocio.
¿De dónde viene la palabra «prestado»?
La palabra proviene del latín italiano temprano o medieval. prestar, que significaba prestar. Por lo tanto, un anticipo ahora significa un pequeño anticipo de fondos utilizados para gastos incidentales y que debe reponerse después de su uso.
¿De qué otra manera se usa el término anticipos?
Además de los fondos utilizados por una empresa, un anticipo también puede referirse al dinero pagado a alguien para realizar un trabajo en nombre de un gobierno. En este caso, el gobierno adelanta los fondos antes de que se completen las obras.
