Gastos acumulados: qué es, con ejemplos y pros y contras

¿Qué es un gasto acumulado?

Un gasto acumulado, también conocido como gasto acumulado, es un término contable que se refiere a un gasto que se reconoce en los libros antes de que se haya pagado. El gasto se reconoce en el ejercicio en que se incurre.

Comprender los gastos acumulados

Debido a que los gastos acumulados representan la obligación de una empresa de realizar pagos futuros en efectivo, se muestran en el balance general de la empresa como un pasivo corriente. Un gasto acumulado puede ser una estimación y diferir de la factura del proveedor que llegará en una fecha posterior. Siguiendo el método del devengo, los gastos se reconocen cuando se incurren, no necesariamente cuando se pagan.

Un ejemplo de un gasto acumulado es cuando una empresa compra suministros a un proveedor pero aún no ha recibido una factura por la compra. Otras formas de gastos acumulados incluyen pagos de intereses sobre préstamos, garantías sobre productos o servicios recibidos e impuestos, todos incurridos u obtenidos, pero por los cuales no se han recibido facturas ni se han realizado pagos. Las comisiones, salarios y bonificaciones de los empleados se acumulan en el período en que ocurren, aunque el pago real se realiza en el período posterior.

Contabilidad de devengo y de caja

La contabilidad de acumulación difiere de la contabilidad de caja, que registra eventos y transacciones financieras solo cuando se intercambia dinero, lo que a menudo da como resultado informes excesivos o insuficientes de ingresos y saldos de cuentas.

Si bien el método de acumulación de contabilidad requiere mucho trabajo porque requiere un diario extenso, es una medida más precisa de las transacciones y eventos de una empresa para cada período. Esta imagen más completa ayuda a los usuarios de los estados financieros a comprender mejor la salud financiera actual de una empresa y predecir su posición financiera futura.

Gastos acumulados e ingresos diferidos

Los gastos acumulados son lo opuesto a los gastos pagados por adelantado. Los pagos anticipados son pagos realizados por adelantado por bienes y servicios que se espera suministrar o utilizar en el futuro. Mientras que los gastos devengados representan pasivos, los gastos pagados por adelantado se reconocen como un activo en el balance general. Esto se debe a que se espera que la empresa reciba beneficios económicos futuros del pago inicial.

Por otro lado, un gasto acumulado es un evento que ya ha ocurrido donde la liquidez no ha sido un factor. La empresa no solo ya recibió el beneficio, sino que todavía tiene que pagar. Por tanto, es literalmente lo contrario de un prepago; una acumulación es un reconocimiento de algo que ya ha sucedido donde el dinero aún no se ha liquidado.

Ventajas y desventajas de los gastos acumulados.

Beneficios

En teoría, los gastos acumulados hacen que los estados financieros de una empresa sean más precisos. Si bien el método de efectivo es más simple, los gastos acumulados se esfuerzan por incluir actividades en las que es posible que no se haya incurrido en su totalidad pero que, sin embargo, ocurrirán. Considere un ejemplo en el que una empresa contrata para respaldar servicios de consultoría. Si la empresa recibe una factura por $5.000, la teoría contable establece que técnicamente la empresa debe reconocer esta transacción porque está obligada contractualmente a pagar por el servicio.

Los gastos acumulados también pueden facilitar a las empresas la planificación y la elaboración de estrategias. Los gastos acumulados a menudo producen resultados financieros más consistentes, ya que las empresas pueden incluir transacciones recurrentes en sus informes financieros que aún no se han pagado. Además, los gastos acumulados pueden ser un requisito de información financiera según la empresa y los requisitos de presentación de la Comisión de Bolsa y Valores.

Desventajas

Debido al trabajo adicional de los gastos acumulados, este método de contabilidad consume más tiempo y requiere más tiempo para que el personal se prepare. Existe una mayor posibilidad de errores, especialmente si no se utilizan asientos de diario con reversión automática. Además, una empresa corre el riesgo de acumular accidentalmente un gasto que ya haya pagado.

Finalmente, el método contable de acumulación desdibuja el flujo de efectivo y el uso de efectivo, ya que incluye transacciones que no son en efectivo que aún no han afectado las cuentas bancarias. Para una empresa grande, el libro mayor general estará inundado de transacciones con entradas que no han tenido relación con el estado de cuenta bancario de la empresa ni impacto en la cantidad actual de efectivo.

Consideraciones Especiales

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Un componente clave de los gastos acumulados es la reversión de asientos, asientos de diario que revierten una transacción en un período posterior.

Los gastos acumulados no están destinados a ser permanentes; están destinados a ser publicaciones temporales que toman el lugar de una verdadera transacción a corto plazo. Cada gasto devengado debe tener un asiento de reversión; Sin el contracargo, una empresa corre el riesgo de duplicar transacciones al publicar tanto la factura real cuando se paga como el gasto acumulado.

Fin de mes/Fin de año

Los gastos acumulados prevalecen durante el final de un período contable. Una empresa a menudo intenta registrar tantas facturas reales como sea posible durante un período contable antes de cerrar el libro mayor de cuentas por pagar. Luego, el personal de contabilidad de apoyo analiza qué transacciones/facturas pueden no haber sido contabilizadas por el equipo de AP y contabiliza los cargos acumulados.

Para las empresas responsables de la presentación de informes externos, los gastos acumulados juegan un papel importante en la conclusión de los procesos de fin de mes, fin de trimestre o fin de año fiscal. Una empresa no suele registrar los gastos devengados durante el mes; en cambio, los gastos acumulados se contabilizan durante el período de cierre.

Ejemplo de pasivo acumulado

Una empresa paga los salarios de sus empleados el primer día del mes siguiente por los servicios recibidos en el mes anterior. Luego, a los empleados que trabajaron todo el mes de noviembre se les pagará en diciembre. Si al 31 de diciembre en el estado de resultados de la empresa sólo se registran los pagos de salarios que se hayan realizado, se omitirán los gastos acumulados por servicios de los empleados del mes de diciembre.

Dado que la empresa ha incurrido en 12 meses de gastos salariales, se registra un asiento de diario de ajuste para el gasto del último mes al final del período contable. La contabilización del ajuste tendrá fecha 31 de diciembre y tendrá un cargo a la cuenta de gastos de salario del estado de resultados y un abono a la cuenta de gastos de nómina del balance general.

Cuando el departamento de contabilidad de la empresa recibe la factura por el monto total de la nómina adeudada, se acreditan las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se encuentran en la sección de pasivos corrientes del balance general y representan los pasivos a corto plazo de una empresa. Una vez pagada la deuda, se cargan las cuentas por pagar y se acredita la cuenta de efectivo.

La línea de fondo

Las empresas que utilizan el método del devengo reconocen los gastos devengados, costos que aún no se han pagado pero ya se han incurrido. Los gastos acumulados hacen que un conjunto de estados financieros sea más consistente al contabilizar los cargos en períodos específicos, aunque se requieren más recursos para realizar este tipo de contabilidad. Mientras que el método contable de efectivo reconoce las partidas cuando se pagan, el método de acumulación reconoce los gastos acumulados en función de cuándo se realiza o recibe el servicio.