¿Qué es el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
El formulario W-2, también conocido como declaración de nómina e impuestos, es el documento que un empleador debe enviar a cada empleado y al Servicio de Impuestos Internos (IRS) al final del año. Un W-2 informa los salarios anuales de los empleados y la cantidad de impuestos retenidos de sus cheques de pago. Un empleado W-2 es alguien cuyo empleador deduce impuestos de sus cheques de pago y envía esta información al gobierno.
Puntos clave
- El formulario W-2 refleja los ingresos obtenidos y los impuestos retenidos del año anterior que se declararán en su declaración de impuestos.
- Los empleadores usan los formularios W-2 para declarar los impuestos FICA de los empleados.
- El IRS también utiliza los formularios W-2 para realizar un seguimiento de las obligaciones fiscales de las personas.
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Formulario W-2
¿Quién presenta el formulario W-2: Nómina y declaración de impuestos?
Un empleador está legalmente obligado a enviar un formulario W-2 a cada empleado a quien le haya pagado un sueldo, salario u otra forma de compensación. Se excluyen los trabajadores por cuenta ajena o por cuenta propia que presenten impuestos con formas diferentes. El empleador debe enviar al empleado el W-2 antes del 31 de enero de cada año para que el empleado tenga suficiente tiempo para presentar la declaración de impuestos antes de la fecha límite (que es el 15 de abril la mayoría de los años).
Los empleadores también deben usar formularios W-2 para declarar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) de sus empleados durante todo el año. Para fines de enero, los empleadores deben presentar un Formulario W-2, junto con un Formulario W-3, para cada empleado del año anterior ante la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular los beneficios de seguridad social a los que tiene derecho cada trabajador.
Los documentos fiscales se presentan para el año anterior. Por ejemplo, si recibe un Formulario W-2 en enero de 2022, refleja su ingreso del trabajo para 2021.
Cómo Llenar el Formulario W-2: Declaración de Salarios e Impuestos sobre la Renta
Si usted es un empleado de una empresa y recibirá un W-2 para sus impuestos sobre la renta, su empleador se lo enviará automáticamente cada año. Su empleador también enviará una copia de su W-2 al IRS.
La información que proporciona en el formulario W-4 (o, a veces, en el formulario W-9) cuando lo contratan por primera vez proporciona la información que su empresa necesita para realizar un seguimiento de la nómina, la retención de impuestos, los beneficios proporcionados por el empleador y las contribuciones antes de impuestos a cosas como un Plan de jubilación 401(k). El W-4 le dice al empleador cuánto impuesto debe retener del cheque de pago de un empleado en función del estado civil de la persona, la cantidad de beneficios y dependientes y otros factores.
Al preparar sus impuestos sobre la renta, deberá ingresar la información que se encuentra en su W-2 en una declaración de impuestos individual del Formulario 1040, ya sea de forma manual o electrónica. El software de preparación de impuestos en línea ahora le permite importar directamente la información de su W-2 desde su proveedor de nómina en muchos casos.
¿Qué información contiene el Formulario W-2: Planilla de Salarios e Impuestos sobre la Renta?
Cada W-2 tiene los mismos campos, independientemente del empleador. Los formularios W-2 se dividen en secciones estatales y federales, ya que los empleados deben declarar impuestos en ambos niveles. Algunos campos brindan información del empleador, incluido el EIN (federal) y el número de identificación del empleador estatal. Los campos restantes son principalmente los detalles de ingresos de los empleados del año anterior.
Se registran las ganancias totales del empleado del empleador durante el año, junto con la cantidad retenida en impuestos de los salarios del empleado, separados en retención para el impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y más. Si el empleado también trabaja por propinas, un campo muestra cuánto dinero en propinas ganó el empleado durante el año.
Si ejecuta varios trabajos que proporcionan formularios W-2, debe ingresarlos por separado.
Cuando el empleado declara impuestos, el monto de retención retenido en virtud del Formulario W-2 se deduce de su obligación tributaria bruta. Si se retuvo más impuesto del debido, se emitirá un reembolso.
El IRS también usa el formulario W-2 para rastrear los ingresos y la obligación tributaria de un empleado. Si los ingresos fiscales informados de un empleado no coinciden con los ingresos informados en un formulario W-2, el IRS puede auditar al contribuyente. Sin embargo, los contribuyentes están obligados a declarar todos los ingresos por sueldos, salarios y propinas, incluso si esos ingresos no se declaran en un formulario W-2.
Cómo leer el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Los formularios W-2 incluyen casillas numeradas y con letras que un empleador debe completar y que reflejan cuánto ha ganado y los impuestos retenidos.
Cajas de la A a la F
Las casillas con letras en un W-2 incluyen su nombre y dirección y los de su empleador, su número de Seguro Social y el EIN de su empleador, y el número de identificación estatal.
Cajas 1 y 2
El cuadro 1 muestra su ingreso sujeto a impuestos, incluidos sueldos, salarios, propinas y bonificaciones, mientras que el cuadro 2 muestra la cantidad de impuestos federales sobre la renta que su empleador retuvo de su salario.
Casillas 3 y 4
El recuadro 3 detalla cuánto de sus ingresos han estado sujetos al impuesto del Seguro Social y el recuadro 4 la cantidad del impuesto del Seguro Social que se ha retenido.
Casillas 5 y 6
El cuadro 5 especifica cuánto de su salario está sujeto al impuesto de Medicare y el cuadro 6 cuánto se ha retenido. La porción dependiente del impuesto de Medicare es 1.45%.
Casillas 7 y 8
Si parte de su pago es en forma de propinas, estos recuadros muestran cuánto declaró en propinas (Recuadro 7) y cuánto le pagó su empleador (Recuadro 8).
Caja 9
Esta casilla se ha utilizado para reflejar un beneficio fiscal que ya no existe, por lo que se deja en blanco.
Caja 10
El cuadro 10 indica cuánto ha recibido de su empleador en beneficios para el cuidado de dependientes (si corresponde).
Caja 11
Esta casilla detalla la cantidad de compensación diferida que recibió de su empleador en un plan no calificado.
Caja 12
La casilla 12 especifica otros tipos de compensación o reducción de su base imponible y un código de una o dos letras que corresponde a cada uno. Podría incluir, por ejemplo, contribuciones a un plan 401(k). Los códigos se detallan en las instrucciones del IRS W-2.
Caja 13
Esta casilla tiene tres subcasillas diseñadas para informar las ganancias que no están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta, si participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador o si recibió pago por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
Caja 14
El recuadro 14 le permite a un empleador reportar cualquier otra información fiscal adicional que pueda no encajar en las otras secciones de un Formulario W-2. Algunos ejemplos son los impuestos estatales sobre el seguro de discapacidad y las cuotas sindicales retenidas.
Cajas 15-20
Las últimas seis casillas en un W-2 se refieren a impuestos estatales y locales, incluida la parte de su salario que está sujeta a estos impuestos y cuánto se retuvo.
Documentos fiscales relacionados
Cada empleado completa el formulario W-4 para fines de retención de impuestos. El empleador usa la información para determinar cuánto impuesto debe retener de la nómina del empleado. La mayoría de los empleados deben completar este formulario cuando comienzan a trabajar para una empresa.
Si al empleado se le paga $600 o más a la empresa durante el año, la empresa emite un formulario 1099 que muestra las ganancias y las deducciones realizadas. Esto suele llegar a finales de enero del año siguiente.
El formulario W-2G es un formulario de impuestos que un establecimiento de juego, como un casino, puede enviarle si recibió ganancias de juego el año anterior.
Los estudiantes reciben un estado de cuenta 1098-E por cada año que han pagado intereses sobre un préstamo federal para estudiantes. Los estudiantes también reciben una declaración 1098-T que informa los costos de matrícula que pueden dar derecho a los estudiantes a deducciones o créditos fiscales.
¿Cómo obtengo mi W-2?
Su empleador está obligado a proporcionarle copias de su W-2 cada año si es elegible para recibir uno. La fecha límite para que las empresas proporcionen este formulario suele ser a fines de enero o principios de febrero después del año fiscal que acaba de finalizar. Los formularios W-2 se pueden enviar por correo en copia impresa o estar disponibles en línea en formato electrónico, ya sea directamente a través de su empleador o a través de su proveedor de nómina.
¿Cuánto dinero necesita ganar para obtener un W-2?
En general, recibirá un W-2 de un empleador si ganó al menos $600 en un año determinado. También recibirá un W-2 si retuvo impuestos al ganar cualquier cantidad de su empleador. Tenga en cuenta que si fuera una persona contratada y no un empleado, probablemente recibiría un 1099 en lugar de un W-2.
¿Qué debo hacer si he perdido mi W-2?
Si su W-2 está disponible en línea, puede acceder a él con la frecuencia que desee. Si pierde su contraseña o sus credenciales para acceder al sitio en línea, a menudo puede solicitar la recuperación automática de contraseña. Si aún necesita ayuda para acceder a su información en línea, o si necesita solicitar una nueva copia impresa, debe comunicarse con su gerente de nómina o de recursos humanos.
¿Cuál es la diferencia entre un W-2 y un W-4?
Los empleados completan un W-4 para proporcionar a su empleador su número de identificación fiscal (generalmente SSN), estado civil, número de cheques y dependientes, y la cantidad de impuestos a retener con cada pago de sobre. El W-4 se completa cuando se contrata a un empleado por primera vez o si es necesario realizar cambios en el estado civil o en la retención de impuestos. Los empleadores completan el W-2 al final del año fiscal y lo envían a los empleados para que lo incluyan en sus declaraciones de impuestos.
