¿Qué es el flujo de trabajo?
El flujo de trabajo describe las etapas de un proceso de trabajo comercial, a través de las cuales un trabajo va desde el inicio hasta su finalización; y cómo se pueden realizar y automatizar estos pasos de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Las organizaciones usan el flujo de trabajo para coordinar actividades, mejorar la eficiencia organizacional, agregar capacidad de respuesta e impulsar la rentabilidad. El flujo de trabajo puede ser secuencial, con cada paso dependiendo de la finalización del anterior, o paralelo, con múltiples pasos que ocurren simultáneamente.
Puntos clave
- El flujo de trabajo describe las etapas de un proceso de trabajo comercial, a través de las cuales una parte del trabajo va desde el inicio hasta la finalización.
- Six Sigma y Total Quality Management (TQM) son dos filosofías populares de mejora de procesos que adoptan las empresas.
- Big data ha ayudado a automatizar los flujos de trabajo a través del desarrollo de inteligencia artificial y sistemas de aprendizaje automático.
- El software y las aplicaciones de flujo de trabajo ayudan a las empresas a gestionar proyectos entre equipos, ubicaciones y zonas horarias.
Comprensión del flujo de trabajo
El concepto de flujo de trabajo fue importante para el estudio de la organización racional del trabajo y para la optimización de los procesos de producción o información, para evitar cuellos de botella. Después de la Segunda Guerra Mundial, el movimiento de calidad desarrolló varias teorías de mejora del flujo de trabajo, que abarcaron nociones más cualitativas de reingeniería de procesos comerciales. Estas filosofías podrían aplicarse a una línea de ensamblaje de automóviles, una solicitud de préstamo bancario o la producción de un periódico.
Six Sigma y la gestión de calidad total (TQM) son dos filosofías de mejora de procesos que han sido adoptadas por organizaciones de todo el mundo. TQM es un enfoque estructurado para la gestión organizacional general, donde las pautas internas y los estándares de proceso reducen los errores. El objetivo de Six Sigma es reducir los defectos a través del control de calidad.
Six Sigma enfatiza la mejora del tiempo de ciclo mientras reduce los defectos de fabricación a un nivel no superior a 3,4 ocurrencias por millón de unidades o eventos. En otras palabras, el sistema es una forma de trabajar más rápido y con menos errores.
Tecnologías de flujo de trabajo y Big Data
Las tecnologías y los sistemas de gestión del flujo de trabajo se utilizan hoy en día en sectores tan diversos como el financiero, el sanitario, el marketing y la educación superior. Han sido fundamentales en el desarrollo de inteligencia artificial (IA) y sistemas de aprendizaje automático que están teniendo un impacto significativo en los flujos de trabajo comerciales en todas las industrias, gracias a su capacidad para procesar y extraer valor de los grandes datos.
Al recopilar y compartir datos en una organización e incorporar análisis, los sistemas de gestión de datos empresariales se utilizan para romper los silos de información y optimizar los procesos comerciales y automatizar el procesamiento de datos. Esto ha ayudado a conectar sectores e industrias previamente desconectados.
Las finanzas están siendo transformadas por los grandes datos, utilizándolos tanto para los flujos de trabajo comerciales como de cumplimiento. Los inversores están aprovechando la avalancha de datos en tiempo real producidos por la digitalización global y las redes sociales, y están experimentando con análisis de datos avanzados e inteligencia artificial para generar ideas de inversión, libres de sesgos cognitivos y gestionar el riesgo.
Flujo de trabajo en la era digital
La necesidad de administrar proyectos en diferentes equipos, ubicaciones y zonas horarias ha visto un gran aumento en la popularidad de las aplicaciones y el software de flujo de trabajo. Esta tendencia solo se ha acelerado en 2021, ya que más empresas se conectan con sus empleados de forma remota durante la pandemia de coronavirus. Algunos de los software de gestión de flujo de trabajo más populares incluyen Easynote, Trello, Monday.com y Accelo. Estas plataformas facilitan la creación de tareas y su asignación a diferentes personas mediante la gestión de todo el flujo de trabajo a través de un panel que sirve como centro de operaciones. Lo mejor de todo es que muchas de estas plataformas brindan acceso gratuito a funciones clave, lo que mantiene bajos los costos para las nuevas empresas y las pequeñas empresas.
