¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son costos asociados con los viajes con el fin de llevar a cabo actividades comerciales. La empresa generalmente puede deducir gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en costos mientras están fuera de casa específicamente por motivos comerciales. Dichos fines comerciales pueden incluir conferencias o reuniones.
Si bien se pueden deducir muchos gastos de viaje, se excluyen aquellos de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante o aquellos para fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera a los empleados que viajan fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su «domicilio fiscal» (el área general donde se encuentra su lugar principal de negocios) mucho más tiempo que un día laboral normal y necesitan dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Puntos clave
- Los gastos de viaje son costos asociados con los viajes con el fin de llevar a cabo actividades comerciales.
- Sólo son deducibles los gastos de viaje ordinarios y necesarios; los gastos no ordinarios y necesarios, es decir, irrazonables, lujosos o extravagantes, así como los gastos de viaje por motivos personales no son deducibles
- El IRS considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones comerciales requieren que estén fuera de su «domicilio fiscal» durante mucho más tiempo que un día normal de trabajo.
- Ejemplos de gastos de viaje incluyen pasajes aéreos y alojamiento, servicios de transporte, costo de comidas y propinas, uso de dispositivos de comunicación.
- Los gastos de viaje incurridos durante una asignación de empleo permanente, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles de impuestos.
Comprender los gastos de viaje
Los registros bien organizados, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a obtener un reembolso de su empleador y ayudar a las empresas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del IRS. Ejemplos de gastos de viaje pueden incluir:
- Pasaje aéreo y alojamiento con el propósito expreso de realizar negocios fuera de casa
- Servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes al aeropuerto o al destino del viaje y sus alrededores
- El costo de las comidas y propinas, el servicio de tintorería para la ropa y el costo de las llamadas comerciales durante los viajes de negocios fuera de casa.
- El costo de alquilar computadoras y otros dispositivos de comunicación durante un viaje de negocios
Los gastos de viaje no incluyen los gastos de viaje normales.
Tipos de gastos de viaje
El uso de su vehículo personal junto con un viaje de negocios, incluido el kilometraje real, los peajes y las tarifas de estacionamiento, pueden incluirse como gastos de viaje. El costo del uso de vehículos de alquiler también se puede contar como un gasto de viaje, aunque solo para la parte del viaje que se utiliza para fines comerciales. Por ejemplo, si durante un viaje de negocios, un viajero visita a un familiar o conocido, el costo de conducir desde el hotel para visitarlos no califica para las deducciones de gastos de viaje.
Los gastos de viaje incurridos por una asignación de trabajo indefinida que dure más de un año no son deducibles de impuestos. El IRS le permite tratar otros tipos de gastos ordinarios y necesarios como relacionados con viajes de negocios a efectos de deducción. Dichos gastos pueden incluir el transporte hacia y desde un almuerzo de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de la tarifa de alquiler de la computadora relacionada con el viaje y el envío del equipaje y los materiales de exhibición utilizados para las presentaciones comerciales. Los gastos de viaje también pueden incluir la operación y el mantenimiento de un remolque doméstico como parte del viaje de negocios.
