¿Qué es una confirmación negativa?
El acuse de recibo negativo es una carta o documento que requiere que el destinatario responda al remitente solo si hubo un problema con el contenido del mensaje o si el destinatario desea optar por no participar en el evento al que se refiere la carta.
Las cartas de confirmación negativa se pueden usar en muchos tipos de situaciones comerciales y, a menudo, se usan en la industria de servicios financieros. El propósito de la comunicación es reducir la cantidad de respuestas entrantes que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes. En una situación de comunicación de confirmación negativa o consentimiento negativo, la empresa o entidad que envía el mensaje recibe solo respuestas con votos «no», a diferencia de las respuestas de todos, independientemente de su opinión.
Una confirmación negativa puede contrastarse con una confirmación positiva.
Puntos clave
- La confirmación negativa es una solicitud que solo debe invocar una respuesta si hay problemas pendientes o inquietudes que deben abordarse.
- Si no hay problemas, no se envía ninguna respuesta y la ausencia de dicha respuesta sirve como confirmación negativa.
- Las cartas de confirmación negativa a menudo se usan en la industria de servicios financieros, incluidos los contadores que desean verificar la información financiera de un cliente.
- Las confirmaciones negativas, a diferencia de las positivas, ayudan a reducir la cantidad de coincidencias entrantes, lo que aumenta la eficiencia y reduce el desperdicio.
Comprender las confirmaciones negativas
Los auditores suelen utilizar confirmaciones negativas e implican un documento enviado a una muestra de clientes de una empresa, pidiéndoles que respondan solo si encuentran una discrepancia entre sus libros y la cuenta registrada en los estados financieros de la empresa auditada. La confirmación negativa generalmente se usa cuando los controles contables de una empresa históricamente han tenido muy pocos errores y, por lo tanto, se consideran sólidos. Se recomienda a la empresa que verifique dos veces los números y confirme solo en caso de discrepancia.
Enviar un acuse de recibo negativo en lugar de un acuse de recibo positivo, que requiere una respuesta, puede ahorrar tiempo que se dedicaría al seguimiento de las respuestas y al seguimiento de los destinatarios que no responden. La confirmación negativa es simplemente una forma de que un contador se asegure de que ambas compañías estén reportando los mismos números.
Ejemplos de confirmaciones negativas
Las confirmaciones negativas tienen muchas aplicaciones que incluyen tanto a los contadores como a las empresas de servicios financieros.
Planes de pensiones para empleados
Las cartas de confirmación negativa a menudo se envían con planes 401(k) que tienen una función de escalamiento automático. Con la escalada automática, el porcentaje del cheque de pago de un empleado que ha contribuido a cada período de pago aumenta automáticamente cada año.
La intención de esta tasa de ahorro que aumenta automáticamente es ayudar a las personas a ahorrar más dinero para la jubilación. Aproximadamente un mes antes de que ocurra la escalada, el registrador envía una confirmación negativa o una carta de consentimiento negativo. La carta le informa al participante que el aumento de la contribución ocurrirá a menos que el participante se comunique con la persona registrada en el 401(k) y decida renunciar al aumento para mantener su tasa de contribución actual.
Contabilidad de ingresos
Una solicitud negativa también se puede utilizar para contabilizar las ventas a un fabricante de automóviles. Según los libros, el fabricante vendió 200 autos al concesionario por un total de $6 millones en ingresos. La carta de confirmación negativa indicaría que si la cifra de $6 millones es correcta, no hay necesidad de responder. Sin embargo, si el monto de los ingresos fuera de solo $5 millones, el fabricante tendría que notificar al contador de la discrepancia en los libros de la concesionaria.
Las confirmaciones negativas son una forma profesional de decir «no me envíes mensajes de texto a menos que haya un problema».
