Definiție: Raportul de gestiune este un mijloc de comunicare informatie esentiala din niveluri ridicate spre scăzute de management. Se compune din fapte și date semnificative prezentate prin scris, oral și instrumente vizuale (Grafice, diagrame și diagrame circulare).
Oferă o perspectivă asupra progresului departamental prin date financiare și nefinanciare pentru o anumită perioadă. Prezentarea la timp a rapoartelor ajută managerii în funcții de management precum:
- Planificare
- Organizarea
- Regia
- Luarea deciziilor
- Control, etc.
Aceste rapoarte maximizează utilizarea timpului prin evaluare constantă. Evidențiază diferența (dacă există) între performanța reală și cea planificată/bugetată la intervale regulate și aplică măsuri corective în consecință. De asemenea, urmărește indicatori cheie de performanță (KPI) a afacerii.
Conținut: Raport de management
Metode de raportare de management
Există diferite mijloace de reprezentare a rapoartelor manageriale. Alegerea metodei de raportare se bazează pe tip, dimensiune și natură de date. Se exprimă prin mijloace de comunicare scrise, orale și vizuale. Acestea sunt discutate pe scurt mai jos:
Rapoarte scrise
În această metodă, raportul este întocmit și comunicat sub formă de declarații și rapoarte. Se împarte în continuare în:
- Situatia financiara formala: Aceste declarații convertesc date mari într-o formă simplificată în scop de comparare.
- Mese: Rapoartele sunt pregătite sub formă de tabel, indicând performanța actuală și planificată a diferitelor departamente, cum ar fi vânzări, producție etc.
- Raporturi: Se calculează diferite tipuri de indicatori financiari în funcție de scop. Ele sunt utilizate pentru analiza și reprezentarea ulterioară a datelor.
Rapoarte orale
Managerii pot conduce întâlniri, discuții de grup, conferințe, etc., pentru luarea deciziilor. Această formă de raportare nu poate fi luată în considerare în momentul luării deciziilor cruciale. Este folosit pentru managementul intern, formarea politicilor și problemele legate de echipă.
Rapoarte vizuale
Datele sunt prezentate în formă grafică. Aceste rapoarte sunt Ușor de înțeles, a analiza și atractiv din punct de vedere vizual. Poate fi prezentat prin:
- Grafice
- Diagrame circulare
- Statistici
- Diagrame cu bare
- Diagrame de flux etc.
Tipuri de rapoarte de management
După cum sa discutat mai sus, rapoartele de management sunt făcute luând în considerare natură, volum și scop a datelor. Ținând cont de următoarele întrebări-
- De ce se pregătește?
- Cine este expeditorul?
- Cine este receptorul?
- Ce metodă se adoptă pentru întocmirea raportului?
Următoarele sunt tipurile de rapoarte manageriale care pot fi utilizate pentru raportare în diferite scopuri:
După date/informații:
Rapoarte de exploatare
Managerii folosesc aceste rapoarte pentru a identifica decalajele dintre obiectivele efective și cele bugetate. Se face atât pe termen scurt, cât și pe termen lung pentru a menține eficiența operațională a organizației. Se împarte în continuare în:
- Rapoarte de control: Se prezinta lunar, trimestrial si anual pentru a controla abaterile si a lua masuri corective in domenii precum vanzari, venituri etc.
Rapoartele de control sunt întocmite periodic, care pot fi clasificate astfel:- Raport de control curent
- Raport de control sumar
- Rapoarte informative: Acoperă o zonă mai largă decât rapoartele de control. Aceste rapoarte au nevoie de mai multe informații, examinarea și analiza. Managementul utilizează aceste rapoarte pentru planificare și formularea politicilor.
Rapoarte financiare
Rapoartele financiare conțin informații despre situația financiară a afacerii. Mișcarea resurselor financiare este estimată pentru o perioadă determinată. Se împarte în continuare în:
- Rapoarte financiare statice: Acest raport arată poziția activelor, pasivelor și datoriilor la un moment dat. De exemplu, Bilanțul.
- Rapoarte financiare dinamice: Atunci când rezumăm modificarea poziției financiare, se folosesc aceste rapoarte.
După tehnică:
Rapoarte de tendințe
Rapoartele sunt realizate pe baza comparațiilor pe o perioadă de timp. Arată un anumit tip de mișcare sau tendință prin grafică.
Rapoarte analitice
Datele sunt raportate prin analiza comparațiilor cu obiectivele prestabilite. Se realizează pe orizontală, între una sau mai multe firme sau departamente.
După zona funcțională:
Raport individual
Un raport individual este un raport întocmit de o persoană responsabilă pentru acea activitate particulară. De exemplu, un raport este pregătit de managerul departamentului de producție.
Raport comun
Un raport comun este un raport elaborat de managerii tuturor departamentelor în comun. De exemplu, o situație de profit și pierdere este pregătită pentru afacere ținând cont de raportul de către departamentul de producție.
De utilizator:
Rapoarte interne
Aceste rapoarte sunt întocmite pentru utilizarea managementului intern. Informațiile sunt comunicate angajaților și diferitelor niveluri de conducere. Se compune din:
- Rapoarte de rutină
- Rapoarte speciale
- Rapoarte la diferite niveluri de management.
Rapoarte externe
Este pregătit pentru a furniza diverse informații părților externe precum:
- Actionarii
- Autoritățile guvernamentale
- Bursa de Valori
- Instituțiile de credit
Procesul de raportare de management
Pentru intocmirea rapoartelor de management pot fi urmati urmatorii pasi:
Importanța raportului de management
- Este un bun mijloc de întreținere relatii publice.
- Rapoartele ne permit să identificăm tendințele care ne ajută prognoza.
- Ajută la atingerea obiectivului general prin oportun si continuu evaluare.
- Un raport de management este a instrument pentru functie de control a conducerii.
- Aceste rapoarte satisfac părți interne și externe legate de afaceri.
- The comparaţie sunt realizate obiective reale și planificate și sunt întreprinse acțiuni adecvate.
- Rapoartele de management conduc la un management eficient și eficient.
Calitățile unui raport bun
- Precizie: Rapoartele de management conțin fapte și cifre care poate fi înțeles greșit dacă nu este înregistrat cu acuratețe.
- Titlul potrivit: Titlul raportului ar trebui să fie se explică de la sine. Ar trebui să precizeze în ce constă acel raport?
- Precis și simplu: Doar informațiile necesare trebuie raportate în formă simplificată. Informațiile inutile ar trebui excluse.
- Consecvență: Raportul trebuie întocmit în a format fix. Ajută la evitarea confuziei și la menținerea standardelor.
- Relația de raportare: Ar trebui să existe claritate în sursă și destinaţie a raportului, adică cine face raportul pentru cine.
- Promptitudine: Conducerea utilizează aceste rapoarte pentru luarea deciziilor și formularea politicilor. Rapoartele trebuie pregătite și prezentate la intervale regulate.
- Eficient din punct de vedere al costurilor: Întocmirea raportului ar trebui nu adăugați cheltuieli inutile. Costul nu trebuie să depășească beneficiul din raport.
- Selectiv: The modul de prezentare ar trebui să fie selectat într-un mod care să reprezinte informația în cel mai bun mod posibil.
- Intelegere: Rapoartele de management ar trebui să fie realizate într-o formă simplă și sistematică. Utilizatorul final ar trebui să înțeleagă cu ușurință.
- imparțial: Ar trebui să transmită fapte adevărate și cifre și nu este afectat de părtinirea personală a persoanei.
Exemplu de raport de management
Următorul exemplu arată raportul departamentului de producție, producția bugetată și producția efectivă prin tabele și diagrame.
Interpretare:
- Producția efectivă a fost mai mică decât producția bugetată în primul trimestru.
- A început treptat să crească până la sfârșitul primului trimestru.
- Ei sunt capabili să producă ținta bugetată în al doilea trimestru.
- În al treilea trimestru graficul arată creșterea unităților de producție.
- Departamentul este capabil să îndeplinească obiectivele bugetate la sfârșitul trimestrului IV.
Departamentul de producție a inspectat diferența dintre obiectivele efective și cele bugetate.
Managerul a luat câteva măsuri pentru a crește producția:
- Program de formare și dezvoltare a abilităților
- Și-a schimbat politica de producție
- Și-a îmbunătățit canalul de comunicare
- Întreținerea utilajelor
Concluzie
Un raport de management este un instrument important pentru a transmite informații esențiale la diferite niveluri de management. Facilitează funcția de control a managementului. Aceste rapoarte evidențiază, de asemenea, domeniul de îngrijorare și iau măsuri de remediere în consecință. Rezultă o eficiență sporită și o luare eficientă a deciziilor.
Rapoartele trebuie prezentate la timp. Tipul de raport se bazează pe scopul prezentării. Ar trebui aleasă cea mai bună și atractivă metodă de comunicare.