Ce este o factură?
O factură este un document comercial marcat de timp care detaliază și înregistrează o tranzacție între un cumpărător și un vânzător. Dacă bunurile sau serviciile au fost achiziționate cu credit, factura specifică de obicei termenii tranzacției și oferă informații despre metodele de plată disponibile.
Tipurile de facturi pot include o chitanță pe hârtie, o factură de vânzare, o notă de debit, o factură de vânzare sau o înregistrare electronică online.
Recomandări cheie
- O factură este un document care menține o înregistrare a unei tranzacții între un cumpărător și un vânzător, cum ar fi o chitanță pe hârtie de la un magazin sau o înregistrare online de la un e-tailer.
- Facturile sunt un element critic al controalelor și auditurilor interne contabile.
- Taxele găsite pe o factură trebuie să fie aprobate de personalul de conducere responsabil.
- Facturile prezintă, în general, termenii de plată, costurile unitare, transportul, manipularea și orice alți termeni subliniați în timpul tranzacției.
1:10
Factura fiscala
Elementele de bază ale unei facturi
O factură trebuie să menționeze că este o factură pe fața facturii. De obicei, are un identificator unic numit numărul facturii, care este util pentru referință internă și externă. O factură conține de obicei informații de contact pentru vânzător sau furnizor de servicii în cazul în care există o eroare legată de facturare.
Condițiile de plată pot fi subliniate pe factură, precum și informațiile referitoare la orice reduceri, detalii de plată anticipată sau taxe financiare evaluate pentru plățile întârziate. De asemenea, prezintă costul unitar al unui articol, unitățile totale achiziționate, transportul, manipularea, transportul și taxele asociate și prezintă suma totală datorată.
Companiile pot opta să trimită pur și simplu un extras de sfârșit de lună ca factură pentru toate tranzacțiile restante. În acest caz, declarația trebuie să indice că nu vor fi trimise facturi ulterioare. Din punct de vedere istoric, facturile au fost înregistrate pe hârtie, adesea cu mai multe copii generate, astfel încât cumpărătorul și vânzătorul să aibă fiecare o înregistrare a tranzacției pentru propriile evidențe. În prezent, facturile generate de computer sunt destul de comune. Acestea pot fi tipărite pe hârtie la cerere sau trimise prin e-mail către părțile unei tranzacții. Înregistrările electronice permit, de asemenea, căutarea și sortarea mai ușoară a anumitor tranzacții sau a anumitor date.
O factură pro forma este o factură de vânzare preliminară trimisă cumpărătorilor înainte de expedierea sau livrarea mărfurilor. Factura va descrie de obicei articolele achiziționate și alte informații importante, cum ar fi greutatea de expediere și taxele de transport. Facturile pro forma intră adesea în joc cu tranzacțiile internaționale, în special în scopuri vamale la import.
O factură pro-forma este un acord obligatoriu, deși condițiile de vânzare pot fi modificate.
Importanța datei facturii
Data facturii reprezintă ora și data marcate de timp la care bunurile au fost facturate și tranzacția înregistrată oficial. Așadar, data facturii are informații esențiale privind plata, deoarece dictează durata creditului și data scadenței facturii. Acest lucru este crucial în special pentru entitățile care oferă credit, cum ar fi net 30. Data scadentă reală a facturii este de obicei la 30 de zile după data facturii. De asemenea, companiile oferă clienților opțiunea de a returna articolele, de obicei, au un termen limită bazat pe un anumit număr de zile de la dovada achiziției, așa cum este indicat pe factură.
Facturare electronică
De la apariția erei computerelor, oamenilor și întreprinderilor le-a fost mai ușor să se bazeze pe facturarea electronică ca alternativă la documentele pe hârtie. Facturarea electronică, sau facturarea electronică, este o formă de facturare electronică pentru a genera, stoca și monitoriza documentele legate de tranzacții între părți și pentru a se asigura că termenii acordurilor lor sunt îndeplinite.
Aceste documente electronice pot include facturi și chitanțe, comenzi de cumpărare, note de debit și credit, termeni și instrucțiuni de plată și bonuri de remitere. Facturile digitale sunt trimise în mod normal prin e-mail, pagină web sau aplicație. Avantajele includ următoarele:
- Permanența și rezistența la daune fizice
- Ușurință de căutare și sortare pentru anumite nume, termeni sau date
- Audibilitate crescută
- Posibilitatea de a tipări sau reproduce la cerere
- Abilitatea de a colecta date și de business intelligence
- Reducerea consumului de hârtie
Facturarea electronică include mai multe tehnologii și opțiuni de intrare și este folosită ca termen general pentru a descrie orice metodă prin care o factură este prezentată electronic unui client pentru plată. Mai multe standarde de facturare electronică, cum ar fi EDIFACT și UBL, au fost dezvoltate în întreaga lume pentru a facilita adoptarea și eficiența.
Facturi și conturi de plătit
Facturile urmăresc vânzarea unui produs pentru controlul stocurilor, contabilitate și taxe, ceea ce ajută la ținerea evidenței conturilor de plătit și a obligațiilor similare datorate. Multe companii expediază produsul și așteaptă plata la o dată ulterioară, astfel încât suma totală datorată devine un cont de plătit pentru cumpărător și un cont de încasat pentru vânzător.
Facturile moderne sunt transmise electronic, mai degrabă decât pe hârtie. În cazul în care se pierde o factură, cumpărătorul poate solicita o copie de la vânzător. Utilizarea unei facturi reprezintă prezența creditului, întrucât vânzătorul a trimis un produs sau a prestat un serviciu fără a primi numerar în avans.
Facturile sunt diferite de comenzile de cumpărare, care sunt create înainte ca un client să comande un bun sau un serviciu.
Facturi și controale interne
Facturile sunt un element critic al controalelor interne contabile. Taxele de pe o factură trebuie să fie aprobate de personalul de conducere responsabil. Alternativ, o factură este corelată cu o comandă de cumpărare, iar după reconcilierea informațiilor, plata se face pentru tranzacțiile aprobate. O firmă de audit se asigură că facturile sunt introduse în perioada contabilă adecvată atunci când testează reducerea cheltuielilor.
