Casă mică

Ce este banii mici?

Un fond de numerar este o sumă mică de numerar al companiei, adesea păstrată la îndemână (de exemplu, într-un sertar sau o cutie încuiată), pentru a plăti cheltuieli minore sau incidente, cum ar fi rechizite de birou sau rambursări ale angajaților.

Un fond de numerar va fi supus reconciliărilor periodice, tranzacțiile fiind înregistrate și în situațiile financiare. În corporațiile mai mari, fiecare departament ar putea avea propriul său fond de numerar.

Înțelegerea numerarului mic

Cashul de numerar oferă comoditate pentru tranzacții mici pentru care emiterea unui cec sau a unui card de credit corporativ este nerezonabilă sau inacceptabilă. Suma mică de numerar pe care o companie o consideră mică va varia, multe companii păstrând între 100 și 500 USD ca fond de numerar mic. Exemple de tranzacții pentru care este utilizat un fond de numerar mic includ:

• Papetărie
• Carduri pentru clienți
• Flori
• Plata pentru un prânz cu catering pentru un grup mic de angajați
• Rambursarea unui angajat pentru cheltuielile mici legate de muncă

Depozitorii fondului de numerar mic sunt numiți pentru a supraveghea fondul. Obligațiile de custodie includ, în general, aplicarea regulilor și reglementărilor privind numerarul mic, solicitarea de reaprovizionare și distribuirea fondurilor.

Cerințe pentru numerarul mic

Utilizarea unui fond de numerar poate eluda anumite controale interne. Cu toate acestea, disponibilitatea numerarului mic nu înseamnă că poate fi accesat în orice scop de către orice persoană. Multe companii folosesc controale interne stricte pentru a gestiona fondul. Adesea, câteva persoane sunt autorizate să aprobe plăți și pot face acest lucru doar pentru cheltuieli legate de activitățile sau operațiunile legitime ale companiei.

Un casier mic ar putea fi desemnat să emită cecul pentru a finanța sertarul de casă mică și pentru a face înregistrările contabile corespunzătoare. Depozitul de numerar este însărcinat cu distribuirea numerarului și colectarea chitanțelor pentru toate achizițiile sau orice utilizare a fondurilor. Pe măsură ce suma totală de numerar mic scade, încasările ar trebui să crească și să se adună la suma totală retrasă.

Având o casieră de casă mică și un custode de casă mică, procesul dublu ajută la păstrarea fondurilor în siguranță și la asigurarea că numai cei autorizați au acces la ele.

Înregistrarea numerarului

Atunci când un fond de numerar este utilizat, tranzacțiile de numerar sunt încă înregistrate în situațiile financiare. Nu se fac înregistrări contabile în jurnal atunci când achizițiile sunt efectuate folosind numerar, ci doar atunci când custodele are nevoie de mai mulți numerar – și în schimbul încasărilor, primește noi fonduri – se înregistrează înregistrările din jurnal. Înregistrarea de jurnal pentru a oferi custodelui mai mulți numerar este un debit la fondul de numerar mic și un credit la numerar.

Dacă există o lipsă sau o suprasolicitare, o intrare în jurnal este înregistrată într-un cont peste/scurtat. Dacă fondul de numerar s-a încheiat, se introduce un credit pentru a reprezenta un câștig. Dacă fondul de numerar este scurt, se introduce un debit pentru a reprezenta o pierdere. Contul over sau short este utilizat pentru a forța echilibrarea fondului la reconciliere.

Reconcilierea numerarului

Fondul de numerar este reconciliat periodic pentru a verifica dacă soldul fondului este corect. De obicei, deoarece soldul de numerar scade la un nivel prestabilit, custodele solicită numerar suplimentar de la casierie. În acest moment, totalul tuturor încasărilor este calculat pentru a se asigura că se potrivește cu fondurile plătite din sertarul de casă mică. Dacă sunt necesare fonduri noi, casierul întocmește un nou cec pentru a finanța sertarul de casă mică și preia, în schimb, încasările din achizițiile care au epuizat numerarul.

Procesul de reconciliere asigură că soldul rămas al fondului este egal cu diferența dintre soldul inițial minus taxele detaliate pe chitanțe și facturi. Dacă soldul rămas este mai mic decât ar trebui să fie, există un deficit. Dacă soldul rămas este mai mare decât ar trebui să fie, există o suprasolicitare. Deși pot exista variații minore, atunci când sunt dezechilibrate, sursa discrepanței trebuie identificată și corectată.

Cash mic vs. numerar la mână

„Cash” și „numerar la îndemână” sună foarte asemănător și se suprapun. Dintre cele două, „numerar la mână” este termenul mai generic.

Numerele mici se referă în mod specific la banii – literal, monede și bancnote – pe care o companie îi ține la îndemână pentru cheltuieli mici, de obicei pentru că folosirea numerarului este mai ușoară decât a unui cec sau a unui card de credit.

Numerar la îndemână este orice numerar accesibil de care dispune afacerea sau fondurile lichide. Poate fi sub formă de bani reali, cum ar fi sume pe care nu le-ați depus încă în bancă sau bancnote și monede mai mici pe care le păstrați în casa de marcat pentru a face schimbare pentru clienți. În acest sens, diferența față de numerarul mic se referă la locul în care păstrați banii și la modul în care îi folosiți — banii mici fiind mai mult pentru nevoile/cheltuielile interne de afaceri ale angajaților, iar numerarul în mână se referă la fondurile primite de la sau a fi rambursat clienților.

Dar numerarul la mână are un sens mai larg, ca termen contabil. În lumea financiară, se referă și la activele foarte lichide ale unei companii – fonduri în conturi curente sau alte conturi bancare, fonduri de pe piața monetară, instrumente de datorie pe termen scurt sau alte echivalente de numerar. Deși nu sunt literalmente numerar, sunt bani care pot fi accesați ușor și rapid, motiv pentru care sunt „la îndemână”.

Pe scurt: orice numerar mic este o formă de numerar la îndemână, dar nu numerarul la îndemână este numerar mic.

Avantajele și dezavantajele Petty Cash

Cash-ul are plusurile ei. Cash, în multe cazuri, rămâne cel mai rapid, mai simplu și mai ușor mod de a plăti pentru lucruri. Funcționează bine pentru a acoperi cheltuielile mici improvizate, cum ar fi un bacșiș pentru copilul care livrează pizza la întâlnirea de prânz sau tariful cu taxiul acasă pentru angajații care lucrează până târziu. Economisește bătăile de cap de a rambursa oamenii sau de a aștepta ca aceștia să plătească din buzunar pentru articolele legate de muncă.

Numerarul poate funcționa și pentru cheltuieli frecvente, dar banale, cum ar fi laptele pentru frigiderul de birou, timbrele sau materialele de curățenie.

Deși nu ar trebui să fie o practică obișnuită, numerarul la un pic poate fi folosit pentru a face schimburi pentru clienți, în cazul în care casa este scurtă.

În dezavantaj, comoditatea numerarului mic poate face, de asemenea, o problemă și un risc. Numerarul este greu de asigurat și imposibil de urmărit; este foarte ușor ca facturile să dispară fără urmă — chiar dacă ai stabilit un sistem atent de chitanțe sau bonuri.

Acest lucru ne aduce la un alt dezavantaj al fondurilor de numerar mic: menținerea lor, păstrarea evidențelor și reconcilierea lor în mod regulat, toate implică muncă suplimentară pentru cineva. Aceasta poate fi o neplăcere minoră în firmele mari cu un director de birou sau un departament de contabilitate; pentru întreprinderile mici, ar putea crea o povară.

Tranzacțiile comerciale sunt din ce în ce mai mult fără numerar, chiar și la micii comercianți cu amănuntul și restaurante, unde achizițiile s-au bazat în mod tradițional pe monede. Cash-ul mic a devenit un concept depășit, spun unii critici. Între carduri de credit, carduri de debit, servicii de plată precum Venmo sau Paypal, portofele electronice și alte modalități fără contact de a cumpăra lucruri, există o mulțime de alternative simple precum numerar – cu avantajele suplimentare de a fi urmărite, sigure și mai puțin supuse furtului.

Aspectul de securitate este adesea important pentru companiile mici, care s-au temut de mult că păstrarea numerarului este o invitație la crimă.

Întrebări frecvente despre banii mici

Ce este numerarul mic și la ce este folosit?

Numerele mici sunt banii pe care o afacere sau o companie îi ține la îndemână pentru a face plăți mici, achiziții și rambursări. Fie de rutină, fie neașteptate, acestea sunt tranzacții pentru care scrierea unui cec sau utilizarea unui card de credit este impracticabilă sau incomodă.

De ce se numește numerar mic?

Cuvântul englezesc „petty” derivă din franceză petit, care înseamnă „mic” sau „mic”. La fel, „mărunți” înseamnă minor sau nesemnificativ. Așadar, numerarul mic se referă la o sumă mică de bani rezervată pentru achiziții mici sau mici, spre deosebire de cheltuieli sau facturi majore.

Una dintre cele mai timpurii utilizări ale expresiei provine dintr-o lucrare educațională despre menaj a lui Benjamin Billingsley, Sfaturi pentru femeile și fecioarele din Londracare datează din 1678.

Ce este un exemplu de numerar mic?

Numerarul este de obicei păstrat într-un sertar, cutie sau plic mare. Achizițiile tipice de numerar mic includ:

• Cafea, bomboane sau gustări
• Flori, felicitări de zi de naștere sau alte cadouri mici
• Tarif cu taxiul sau tariful cu mașina
• Rechizite de birou mici – pixuri, radiere, capsatoare etc.
• Mese cu catering

Cash-ul este un echivalent în numerar?

Nu. Numerele mici sunt bani efectivi în numerar: bancnote și monede. Echivalentele de numerar sunt titluri de valoare foarte lichide și alte active care pot fi ușor convertite în numerar: fonduri de pe piața monetară, titluri comerciale sau datorii pe termen scurt, cum ar fi bonurile de trezorerie.

Cu toate acestea, în situațiile financiare ale companiei, numerarul mic este listat în secțiunea „Numerar și echivalente de numerar” din bilanţ. Deci cele două pot fi grupate în acest sens.

Cum echilibrați numerarul mic în contabilitate?

De fiecare dată când accesați un fond de numerar mic, adică scoateți bani, trebuie completat un talon sau un voucher. Aceasta acționează ca o chitanță, înregistrând valoarea retragerii, data, scopul și alte detalii. Din ce în ce mai mult, aceste fișe sunt electronice, introduse într-o foaie de calcul sau registru digital. Dar poate fi util să păstrați și documentele de hârtie, împreună cu chitanțele din achiziții sau plăți (dacă este posibil).

După un interval stabilit – de obicei, la aceeași oră în fiecare lună sau săptămână – este timpul să reconciliați sau să echilibrați contul de fonduri mici. În primul rând, notați suma actuală din fond. Apoi, scădeți această sumă din soldul inițial. Această sumă este totalul retras din cont în perioada respectivă.

Apoi, totalizează suma tuturor fișelor restante (plus chitanțele atașate). Această cifră ar trebui să fie aceeași cu suma retrasă pe care ați calculat-o din soldurile inițiale și finale ale contului. Iar suma de numerar pe care o ai în cutia de depozitare sau în sertar ar trebui să fie aceeași cu soldul curent al contului.

Dacă nu se potrivesc, va trebui să investigați de ce: a existat o eroare de matematică? lipsește o chitanță sau este incorectă?

Echilibrarea contului de numerar are loc de obicei atunci când fondul trebuie reînnoit. Depozitarul de numerar aduce toate bonurile sau voucherele contabilului, casierului sau contabilului companiei. Încasările de casă mică sunt înregistrate în Registrul general al companiei ca credite în contul de casă mică și, probabil, debitate în mai multe conturi de cheltuieli diferite. Când fondul mic este completat, de obicei prin tragere pe un cec emis de companie, acesta este înregistrat ca debit în contul de casă mică și credit în contul de numerar.

Concluzia

Cash-ul este o sumă mică de numerar care este păstrată la sediul unei afaceri sau al companiei pentru a plăti cheltuieli și nevoi minore – de obicei, nu mai mult de câteva sute de dolari. Deși este ușor de înțeles și simplu de utilizat, numerarul este supus abuzului, ușor de pierdut și vulnerabil la furt. Unii consideră că, în societatea contemporană, fondul de numerar este depășit: există o mulțime de alternative pentru achiziții mici, care sunt mai sigure și la fel de convenabile.